Como Alcançar os Decisores com a Sua Petição

Confirme que está a dirigir-se à pessoa certa

Antes de entrar em contacto, certifique-se de que identificou a pessoa ou entidade que tem realmente autoridade para fazer o que está a pedir. Contactar alguém que não pode agir em resposta ao seu pedido é uma perda de tempo e pode sugerir que não compreende como funciona a instituição em causa.

Pergunte a si próprio: quem toma a decisão final sobre esta questão específica? Em alguns casos, uma entidade emite um parecer e outra aprova. Um funcionário da câmara pode preparar uma recomendação enquanto os vereadores eleitos votam nela. Um departamento de uma empresa pode gerir a política enquanto a equipa executiva aprova alterações. Se ambas estiverem envolvidas, contacte ambas.

Se não tiver a certeza, consulte o site oficial da organização relevante, veja como decisões semelhantes foram tomadas no passado ou ligue para a central telefónica e pergunte quem trata da questão específica que está a apresentar.

Entre em contacto cedo, não apenas na entrega

Não precisa de esperar até ter milhares de assinaturas para informar um decisor de que a sua petição existe. O contacto inicial serve dois objetivos: mostra que está a falar a sério e dá-lhe tempo para perceber se existe um processo formal de apresentação que deve seguir.

Uma mensagem inicial curta quando a sua campanha é lançada, ou quando reuniu o primeiro número significativo de assinaturas, é totalmente adequada. Mantenha-a breve e factual. Ainda não está a pedir uma decisão. Está apenas a dar-lhes conhecimento e a estabelecer um canal de contacto.

O contacto inicial também ajuda a encontrar a morada certa, o nome do funcionário ou representante relevante e se existem prazos de que precisa de ter conhecimento.

Como redigir uma mensagem eficaz

Quer esteja a enviar uma mensagem inicial, uma atualização de progresso ou uma carta formal de entrega, a estrutura é a mesma. Seja claro, conciso e educado. Mensagens hostis ou acusatórias dão ao destinatário uma desculpa para o ignorar.

Todas as mensagens dirigidas a um decisor devem incluir:

• O que está a pedir. Indique claramente e sem ambiguidades a alteração específica que pretende.
• Porque é importante. Uma ou duas frases sobre quem é afetado e o que acontece se nada mudar.
• O nível de apoio público. Indique quantas pessoas assinaram e inclua a ligação para a petição para que possam verificá-la.
• Qualquer prazo relevante. Se uma decisão estiver iminente, diga-o. Um prazo dá à sua mensagem uma razão para ser lida já.
• Um pedido claro de resposta. Pergunte o que tencionam fazer e quando pode esperar uma resposta.

Escolha o canal certo

Situações diferentes pedem abordagens diferentes.

• E-mail O ponto de partida certo para a maioria das campanhas. Cria um registo escrito, pode ser reenviado internamente e dá ao destinatário tempo para responder. Dirija-se a uma pessoa identificada em vez de a uma caixa de correio genérica.
• Carta. Uma carta impressa enviada por correio é adequada para instituições formais, como o parlamento, departamentos governamentais ou grandes organismos públicos. Uma carta em papel recebe, por vezes, mais atenção do que um email.
• Chamada telefónica. Útil para fazer seguimento de um email sem resposta ou para descobrir quem é a pessoa de contacto certa. Tenha um objetivo claro antes de ligar e seja breve.
• Pedido de reunião. Vale a pena avançar quando já tiver um número substancial de assinaturas. O contacto presencial é mais difícil de ignorar e dá-lhe a oportunidade de apresentar o seu caso diretamente. Seja flexível quanto ao agendamento: se o principal decisor não estiver disponível, reunir-se com um membro sénior da equipa continua a valer a pena.
• Redes sociais Marcar um decisor numa publicação pública cria pressão visível. Faça-o com cuidado e de forma profissional. Funciona melhor quando tem algo concreto para comunicar, como um marco importante, e funciona mal quando parece uma campanha de assédio continuado.

Mantenha um registo de todos os contactos: datas, nomes, o que foi enviado e que resposta recebeu. Este registo é útil se a campanha escalar e é essencial quando entregar formalmente a petição.

Escolha bem o momento do contacto

Os momentos mais eficazes para contactar um decisor estão ligados a eventos da sua campanha ou ao respetivo processo de decisão.

• Quando atingir um marco de assinaturas que demonstre verdadeiro apoio público.
• Quando estiver agendada uma reunião de comissão, uma votação do município ou uma revisão de política. Contacte-os alguns dias antes, e não no próprio dia.
• Quando acontecer algo novo: cobertura mediática da sua questão, um evento relacionado ou uma declaração de outra autoridade que apoie a sua posição.
• Quando estiver pronto para entregar formalmente a petição. Avise-os com antecedência para que possam reservar tempo para a receber devidamente.

Evite contactar o decisor com tanta frequência que as suas mensagens comecem a parecer pressão em vez de comunicação. Uma ou duas mensagens enviadas no momento certo têm mais impacto do que uma sequência de emails semanais.

Prepare um pacote de entrega

Quando estiver pronto para entregar formalmente a petição, prepare um conjunto que apresente a sua campanha de forma clara e profissional. Uma entrega bem preparada é mais difícil de ignorar do que uma ligação para um site.

• Carta de Apresentação: Uma página a resumir a petição: o problema, o pedido específico e o número de pessoas que assinaram. Volte a indicar qualquer prazo e peça claramente uma resposta.
• Lista de assinaturas. Imprima um resumo das assinaturas, incluindo nomes, localizações e quaisquer comentários. Se tiver milhares de assinaturas, uma amostra representativa com um total verificado é mais prática do que todos os nomes individuais.
• Testemunhos Pessoais: Alguns comentários específicos ou pequenas declarações dos signatários acrescentam uma dimensão humana que as estatísticas, por si só, não conseguem transmitir. Escolha exemplos que ilustrem claramente o impacto da questão.
• Prova de apoio. Se tiver cobertura mediática relevante, dados oficiais ou declarações de especialistas que apoiem o seu caso, inclua-os como anexos ou referências.

Se o decisor lhe pedir que envie as assinaturas por email, explique que os dados pessoais não devem ser transmitidos em massa por email. Uma entrega presencial ou formal por escrito é mais adequada e demonstra que está a tratar os dados dos apoiantes de forma responsável.

Envolva os media na entrega

Uma entrega pública cria um momento de responsabilização visível. A cobertura mediática da entrega exerce pressão adicional sobre o decisor e gera novo interesse na petição.

Uma semana antes da data de entrega, envie um breve comunicado de imprensa ou proposta a jornalistas locais que cubram o seu tema. Diga-lhes o que vai entregar, quantas pessoas assinaram e quando e onde a entrega terá lugar.

Pergunte ao decisor antecipadamente se se sente à vontade com a presença dos media. Muitos eleitos acolhem bem essa oportunidade. Mesmo que não compareçam jornalistas, tire as suas próprias fotografias e grave vídeo da entrega. Podem ser partilhados numa atualização da petição e nas redes sociais.

Para um guia completo sobre como abordar jornalistas e redigir um comunicado de imprensa, consulte Como Obter Cobertura Mediática para a Sua Petição.

O que fazer se não obtiver resposta

Não receber resposta é comum e não significa necessariamente que a petição tenha sido ignorada. A equipa pode estar a gerir um grande volume de correspondência, a questão pode estar em análise ativa ou a sua mensagem pode não ter chegado à pessoa certa.

Faça um seguimento uma vez, após um intervalo razoável, normalmente uma a duas semanas. Mencione a sua mensagem original e pergunte educadamente se foi recebida e quando poderá esperar uma resposta.

Se continuar sem resposta, considere outros caminhos: uma apresentação formal através do próprio processo da instituição, uma questão colocada numa reunião pública ou o contacto através de um representante eleito. Documentar a falta de resposta e partilhá-la numa atualização da petição ou num comunicado de imprensa também pode gerar pressão, embora esta abordagem exija um tratamento cuidadoso.

Após a entrega: faça seguimento e feche o ciclo

A entrega não é o fim da campanha. Mantenha os seus apoiantes informados sobre o que acontecer a seguir.

• Publique uma atualização imediatamente após a entrega. Partilhe como correu, o que foi dito, quaisquer fotos e quais são os próximos passos. Os apoiantes que assinaram há semanas continuam envolvidos no resultado.
• Faça seguimento junto do decisor. Se prometeram responder ou agir até uma data específica, faça seguimento quando essa data chegar. Um lembrete educado e factual mostra que está atento.
• Comunique o resultado. Se a campanha for bem-sucedida, diga-o claramente aos seus apoiantes. Se não for, explique o que aconteceu e se existem passos adicionais. As pessoas que participaram merecem saber para que contribuíram as suas assinaturas.

Uma campanha que termina bem, ganhe ou perca, cria confiança entre as pessoas que a apoiaram e facilita mobilizá-las novamente no futuro.